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FAQ

Allgemeine Fragen
  • Wie ist die Vorbereitung, wenn ein Software Audit angekündigt wird? wie-ist-die-vorbereitung-wenn-ein-software-audit-angekuendigt-wird
    Die Vorbereitung auf ein Software-Audit umfasst vor allem die Bündelung von Informationen und die Benennung verantwortlicher Personen. Informationen vorab an den genannten Auditor zu senden, ist nicht üblich und sollte strengstens vermieden werden. Das Audit-Team, das sich mit der Vorbereitung und Durchführung des Audits befasst, sollte nicht nur Mitarbeiter aus der IT des Unternehmens vorweisen können. Auch Einkäufer und Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung sind für die vertragliche Tücken vonnöten. Auch hilft es, wenn externe Personen hinzugezogen werden, die sich mit Lizenzen und der betreffenden Software auskennen, um einen ausreichend klaren Blick für das Thema zu erhalten.

    Es kann sich lohnen, mit einem Lizenz Management System zu arbeiten, um die Vorbereitung eines Audits zu vereinfachen.

    Was die Verwendung von Daten betrifft, sollte das Audit-Team sich auf eine feste und vertragliche Regelung einigen. Die Bereiche, die der Auditor nutzen darf, werden hier klar definiert. Auch ist es wichtig zu bestimmen, wann genau die Audit-Daten an das Softwareunternehmen weitergeleitet werden dürfen.

    Sind Randbedingungen geschaffen und relevante Bereiche abgesteckt, kann der Auditor kommen.
  • Wie kann ich ein Lizenz Audit umgehen? wie-kann-ich-ein-lizenz-audit-umgehen
    Geht das überhaupt? Gerade, wenn die Staatsanwaltschaft vor der Tür steht, weil eine Anzeige vorliegt, ist eine Lizenzprüfung nicht zu verhindern. Dies sind die seltenen Fälle, wo z.B. ehemalige Mitarbeiter den Ex-Arbeitgeber anzeigen. Falls ein begründeter Verdacht existiert, dass illegal Software eingesetzt wird, dann kann eine externe Überprüfung nicht verhindert werden. In solchen Verdachtsfällen übernehmen wir kein Beratungsmandat ohne vorher eine interne Lizenzprüfung durchzuführen. Die Chancen und Risiken in einer solchen Situation sollten wir vielleicht gemeinsam mit einem Fachanwalt für IT Recht besprechen.

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  • Was bedeutet Software-Audit in einem Unternehmen? was-bedeutet-softwareaudit-in-einem-unternehmen
    Ein Software Audit bedeutet für ein Unternehmen, dass sich ein sogenannter Auditor um eine Prüfung der Softwarelizenzen kümmern wird. Dieser Auditor, der in der Regel vom Softwarehersteller selbst benannt und entsandt wird, vergleicht die vertraglich bestimmte Nutzung der Softwarelizenzen mit dem existierenden Ist-Zustand. Bei einem Software-Audit wird also der möglicherweise neue Lizenzbedarf festgestellt und eine potenzielle Unterlizenzierung aufgedeckt. Geprüft werden bei einem Software Audit sowohl der Umfang der Nutzung als auch die Intensität.

    Für ein Unternehmen, das seine Lizenzen nicht den vertraglichen Bestimmungen entsprechend einsetzt, kann ein Software Audit unter Umständen hohe Kosten aufwerfen. Nicht nur die Nachlizenzierung, sondern auch mögliche Strafzahlungen stehen dann auf dem Plan.
  • Kann mir jemand beim Software Audit helfen? kann-mir-jemand-beim-software-audit-helfen
    Im Rahmen eines Software Audits wird nicht nur überprüft, ob für die verwendete Software ausreichend Lizenzen vorhanden sind, sondern auch Lizenzen mit den entsprechenden Rechten. Mit der Größe des Unternehmens steigt meist nicht nur die Anzahl unterschiedlicher Software, sondern auch die Anzahl der User. Den Überblick zu behalten wird somit schwieriger und das Software Audit anspruchsvoller und zeitaufwendiger. Ein erster Schritt im Rahmen des Software-Audits wäre die Auflistung der vorhandenen Lizenzen sowie eine Aufstellung der Anzahl der User jeder Lizenz. Beide Größen müssen im Rahmen des Audits gegenübergestellt werden. Im Ergebnis können Sie dann feststellen, ob im Unternehmen zu wenige, zu viele oder genau die richtige Anzahl an Lizenzen für die jeweilige Software vorliegen.

    Sollten Sie beim Software Audit weiterführende Unterstützung oder Beratung benötigen, steht Ihnen susensoftware gerne als Ansprechpartner zur Verfügung, besonders, wenn Sie ein Audit optimieren oder ein externes Audit verhindern wollen.
  • Was ist bei einem Lizenz-Audit zu beachten? was-ist-bei-einem-lizenzaudit-zu-beachten
    Ein Lizenz-Audit ist eine andere Bezeichnung für ein Software-Audit. Hierbei wird festgestellt, ob eine Lizenzüberdeckung oder eine Lizenzunterdeckung in einem Unternehmen vorliegt. Wichtig ist, dass bei einem solchen Audit nicht einfach nur die Anzahl an vorhandenen Lizenzen mit der Anzahl der genutzten Lizenzen abgeglichen werden muss. Insbesondere muss auch die Art der jeweiligen Lizenz Berücksichtigung finden. Einige Nutzer verwenden beispielsweise nur eine Lizenz zum Lesen, während andere User auf eine Lizenz zum Bearbeiten angewiesen sind.

    Um ein Software-Audit erfolgreich und ohne großen Aufwand durchzuführen, ist es nicht nur wichtig, Übersichten über Lizenzkäufe und User im Unternehmen zu führen, sondern auch die Lizenzverträge mit den jeweiligen Rahmenbedingungen sorgfältig aufzubewahren.

    In der Vorbereitung eines Audits sollte immer auch der wirtschaftliche Rahmen und der rechtliche Rahmen geprüft werden. Gerne gibt Ihnen susensoftware auch Antwort auf grundlegende Fragen.
  • Wer hilft beim Software Audit von SAP-Lizenzen? wer-hilft-beim-software-audit-von-saplizenzen
    Hilfe beim Softwareaudit erhalten Sie durch Ihren internen Lizenzmanager und externe Berater. Greifen Sie ruhig auf gängige Tools zurück, um Ihre Lizenzen kontrolliert einzusetzen. Für weitergehende, speziell strategische Fragen, nehmen Sie Kontakt auf.

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  • Wer hilft mir beim Lizenz Audit? wer-hilft-mir-beim-lizenz-audit
    Wenn ein Softwarehersteller ein Lizenz-Audit angekündigt, herrscht oftmals sofort Panik im Unternehmen. Geschätzte 70 Prozent der IT-Manager sind nicht auf diese Situation vorbereitet und wissen kaum, auf welchen Systemen sich welche Software befindet und wie hoch die tatsächliche Anzahl der genutzten Lizenzen ist.
    Hier kann meist nur ein externer Experte Abhilfe schaffen. Steht ein Lizenzaudit bevor, so ist eine gute Vorbereitung das A und O. Die Firma Susensoftware steht Ihnen als externer Lizenzexperte zur Seite und berät Sie umfassend und herstellerunabhängig während der Vorbereitung auf das Audit.
    Mit unserem umfassenden Wissen in Bezug auf Softwarebeschaffung, Lizenzmanagement, Optimierung der Lizenzen sowie Audit und Finanzierung steht ihnen somit ein kompetenter Partner bei der bevorstehenden Überprüfung zur Seite. Wir unterstützen Sie dabei, die Kosten der Lizenzüberprüfung zu reduzieren und wenn möglich das Audit auch zu stoppen. Durch die Beratung von Susensoftware haben Sie den Vorteil eines reduzierten Auditumfanges und Zeitaufwandes. Wir stellen sicher, dass sie 100 % im rechtlichen Rahmen handeln und sorgen zudem für Planungssicherheit.
  • Wie kann man ein Software-Audit stoppen? wie-kann-man-ein-softwareaudit-stoppen
    Softwarehersteller sind häufig vertraglich dazu berechtigt, mit angemessener Vorankündigung die Nutzungsrechte eines Kunden in den Geschäftsräumen des Unternehmens zu prüfen. Oftmals besteht die Gefahr, dass eine Software-Überprüfung durch den Hersteller für ein Unternehmen wirtschaftlich unattraktiv ist oder gerade zu einem ungünstigen Zeitpunkt stattfindet. Mit der flexiblen und transparenten Beratung von Susensoftware ist es in vielen Fällen möglich, ein Software-Audit zu verschieben oder gar zu stoppen.

    Mit der richtigen Strategie ist es möglich, einem weiteren Lizenz-Audit zu entgehen. So kann eine umfassende Softwareerkennung im Zuge ihres Lizenzmanagement die optimale Inventarisierungslösung sein und den aktuellen Softwarebestand ermitteln. Auch eine Standardisierung der Programme für alle Mitarbeiter und die Nutzung gleicher Versionen schafft einen besseren Überblick. Wählen Sie die richtigen Optionen für Ihr Unternehmen, um ein Lizenz-Audit des Herstellers weniger attraktiv zu sein. Wir helfen Ihnen gerne dabei, sich über die Möglichkeiten und unterschiedlichen Lizenzmodelle zu informieren. Ein Lizenzmanagementtool gleicht die genutzte Software mit den bestehenden Lizenzen ab und gemeinsam entwickeln wir eine Strategie, Potentiale zu entdecken. Sprechen Sie eventuelle Softwarebeschaffung und -nutzung mit unserem Berater ab und sorgen Sie dafür, dass nur eine zentrale Stelle, wie etwa ein Lizenzmanager, über Installationsrechte verfügt. Wenn Sie Ihre Herangehensweise transparent gestalten, vermeiden Sie Risiken. Für andere erscheinen Sie vielleicht dann auch unerreichbar für ein Audit.
  • Was kann ich vorbereiten, wenn ein Software Lizenz Audit bevorsteht? was-kann-ich-vorbereiten-wenn-ein-software-lizenz-audit-bevorsteht
    Für Unternehmen besteht derzeit eine gute Chance, einer Lizenzaudit unterzogen zu werden. Den Herstellern von Standardsoftware scheinen die Märkte - auch wegen der Cloud wegzubrechen. Deshalb kann man damit rechnen, dass Hersteller das Potenzial von externen Software-Audits als Vertriebskanal erkannt haben, und entsprechend handeln.

    Um für die bevorstehende Überprüfung bestmöglich vorbereitet zu sein, empfiehlt es sich, einen externen Berater einzubinden. Susensoftware wird die Anwender während der Vorbereitung auf ein Audit umfassend betreuen und beraten. Es ist wichtig, die aktuelle Software vor der Überprüfung zu vermessen und die Applikationen adäquat aufzulisten. Dabei stellt sich die Frage, auf welchen Servern eine Software läuft, welche lizenzpflichtigen Optionen genutzt und welche Betriebssysteme sowie zentrale Rechen- und Steuereinheiten verwendet werden. Häufig sorgen im heutigen IT-Bereich eine Vielzahl von verwendeten Tools für Unübersichtlichkeit und hohe Komplexität, die eine Datenerfassung erschweren und eine kompetente Beratung notwendig werden lassen.

    Für die Auflistung der benötigten Informationen zur Auditvorbereitung durch eine automatisierte Datenerfassung gibt es unterschiedliche Methoden. Wir verstärken ein zentrales Informations-Management in Ihrem Unternehmen, um für die nächste Audit bestens vorbereitet zu sein.
  • Was ist eine Auditierung? was-ist-eine-auditierung
    Unter Software Auditierung versteht man die Überprüfung, ob ein Unternehmen für die verwendete Software eine ausreichende Anzahl an Lizenzen besitzt.Software ist urheberrechtlich geschützt und eine Nutzung von Software ohne Lizenz ist strafbar. Um Software kontrolliert und legal einzusetzen ist typischerweise ein Lizenzmanagement im Unternehmen eingerichtet. Interne Software-Audits führen zu einer Stichprobenprüfung.

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  • Was ist ein Auditor? was-ist-ein-auditor
    Der Auditor ist eine Person, die Prüfungsverfahren plant, durchführt und nachbereitet. In unserm Themenbereich ist es in der Regel der interne Lizenzmanager, der diese Aufgabe übernimmt. Je nach Größe der Firma können es auch externe Lizenzberater sein. Was ist besser?

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  • Wie kann man ein Software Audit verhindern? wie-kann-man-ein-software-audit-verhindern
    Geht das überhaupt? Es ist unser Beratungsansatz, der mit den Anwendern prüft, ob ein Audit verhindert werden kann. Dies ist sicher nicht immer möglich. Speziell ein laufendes Audit ist kaum zu verhindern. Es empfiehlt sich rechtzeitig einen möglichen Audit-Stopp zu prüfen.

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  • Wer kann mir beim Audit helfen? wer-kann-mir-beim-audit-helfen
    Im Microsoft Umfeld helfen SAM-Berater ein Audit auf Anwenderseite zu begleiten. Auch spezialisierte Rechtsanwälte helfen die Auswirkung eines Audits zu reduzieren. Kann Ihnen susensoftware GmbH helfen? Und wenn ja warum?

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  • Wer haftet bei einem Audit? wer-haftet-bei-einem-audit
    Bei einer Unterlizensierung haftet wohl die Geschäftsleitung. Es ist aber annembar, dass diese Haftung nur bei Vorsatz gilt. Nehmen Sie trotzdem die Software-Nutzung und das Management der Lizenzen ernst. Der Anwender hafet immerhin für Schadenersatz und Neubeschaffung der Software bei einer aufgedeckten Unterlizensierung.

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  • Was ist bei einer Lizenzüberprüfung zu beachten? was-ist-bei-einer-lizenzueberpruefung-zu-beachten
    Bei einer Überprüfung findet so etwas wie eine Software-Inventur statt. Alle Software-Produkte und alle Software-Verträge eines Herstellers werden kontrolliert. Es gibt i.d.R. kein Software-Audit über alle Produkte und alle Hersteller. Wie ist Ihre Situation?

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  • Was macht ein Lizenzüberprüfer? was-macht-ein-lizenzueberpruefer
    Ein Auditor überprüft den regelkonformen Einsatz von Software. Dazu erarbeitet er sich einen Überblick über alle vorhandenen Softwareprodukte und Verträge. Dies Ergebnis wird verglichen oder besser abgeglichen mit den genutzen und installierten Softwareprodukten.

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  • Muss ich Software verwalten? muss-ich-software-verwalten
    Da insbesondere in Unternehmen für den Ablauf des normalen Geschäftsbetriebs tagtäglich an verschiedenen Arbeitsplätzen innerhalb von verschiedenen Abteilungen oder auch in verschiedenen Niederlassungen oder Tochtergesellschaften eine Vielzahl an Software eingesetzt wird, ist ein genauer Überblick über die im Unternehmen verwendete Software und die Anzahl und Art der Lizenzen notwendig. Eine solche Überwachung wird auch als Software Lizenzmanagement oder nur Lizenzmanagement bezeichnet.

    In Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen aber auch von der Anzahl verschiedener Prozesse, die im jeweiligen Unternehmen ablaufen, ergibt sich meist eine größere oder kleinere Anzahl an verschiedener Software.

    Im Zusammenhang mit dem Software Lizenzmanagement ist nicht nur von Bedeutung, wie viele Lizenzen für jede Software vorliegen, sondern auch welche Art von Lizenzen. So können für eine Software ganz verschiedenen Ausprägungen der Lizenzen hinsichtlich der Art der Nutzung, der Berechtigungen oder auch der Verwendung von einem Laptop oder einer Arbeitsstation vorliegen. Im Rahmen des Lizenzmanagements wird hier meist mit einer Datenbank gearbeitet, in welcher jede Software mit den jeweiligen Lizenzen aufgelistet wird. Dabei wird das Software Lizenzmanagement in drei verschiedene Stufen unterteilt. In der ersten Stufe ? der Softwareinventur ? geht es um die Ermittlung der im Unternehmen bereits installierten Software. In der zweiten Stufe werden die tatsächlich vorhandenen Lizenzen ermittelt. Dieser Schritt wird als Lizenzinventur bezeichnet. Im dritten Schritt gilt es, die installierte Software mit den vorhandenen Lizenzen abzugleichen. Das Ergebnis des so genannten Compliancechecks sollte sein, dass für jede installierte Software auch eine Lizenz vorhanden ist. Es kann allerdings, und das ist sehr wahrscheinlich, auch eine Lizenzüberdeckung oder Lizenzunterdeckung vorliegen. Insbesondere bei einer Lizenzunterdeckung muss gehandelt werden, da hier nicht nur Verstöße gegen den Lizenzvertrag sondern auch Urheberrechtsverstöße vorliegen können.
  • Welche Gründe gibt es für Software-Audit? welche-gruende-gibt-es-fuer-softwareaudit
    In einigen Kaufverträgen oder in begeitenden AGB des Herstellers ist ein vertragliches Auditrecht verankert. Es besteht wohl auch ein gesetzlicher Anspruch für ein Audit (geht aber nur gerichtlich, § 809 BGB i.V. mit § 242 BGB) oder bei einer Anzeige bei der Staatsanwaltschaft nach Urheberrecht §101, §101a, § 104?; es muss wohl ein plausibler Grund vorliegen, wie z.B. eine schwerwiegende Verletzung des Lizenzvertrages.
  • Müssen Sie den externen Auditor prüfen? muessen-sie-den-externen-auditor-pruefen
    Auf jeden Fall. Es ist ein Fall vorstellbar, dass der Auditor ein Wirtschaftsprüfer ist und er oder sein Unternehmen auch gleichzeitig für den Anwender selber tätig ist. Dies könnte zu einem Interessenskonflikt beim Wirtschaftsprüfer kommen. Solche Nachfragen sind zwar im Einzelfall für die Beteiligten unangenehm, aber sinnvoll.
  • Was ist bei einer Abschlußerklärung zu beachten? was-ist-bei-einer-abschlusserklaerung-zu-beachten
    In einem Microsoft Audit werden Ergebnisse in einer sogenannten Abschlußerklärung zusammengefaßt. Einige Rechtsanwälte empfehlen, dass der Anwender diese Erklärung nicht unterzeichnet. Dies könnte u.U. nach § 781 BGB als ein Schultanerkenntis gelten. Auch sollten an der Stelle keine voreiligen rechtlichen Bewertungen abgegeben werden.
  • Welche Tipps sollten bei einem Softwareaudit beachtet werden? welche-tipps-sollten-bei-einem-softwareaudit-beachtet-werden
    • 1. Vorwarnzeit vor dem Audit: ca. 30 Tage.
    • 2. Geschäftstätigkeit darf nicht wesentlich eingeschränkt werden.
    • 3. NDA: Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse müssen gewahrt bleiben. Das gilt auch für Dritte (nicht nur für den Hersteller).
    • 4. Auditor muss Datenschutzbestimmungen beachten.
    • 5. Ist ein Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung nötig?
    • BDSG Bundesdatenschutzgesetz
    • § 3, Abs 7 verantwortliche Stelle,
    • § 11 Audit als Auftragsdatenverarbeitung,
    • § 28 Übermittlung an einen Dritten; Übermittlung von Daten eines Dritten / Kunden
    • Weisungsrechte?
    • Kontrollrechte?
    • § 203 StGB (Patientendaten)
  • Kann der Anwender - nachdem er Software im Drittmarkt verkauft hat - mit einem Softwareaudit rechnen? kann-der-anwender-nachdem-er-software-im-drittmarkt-verkauft-hat-mit-einem-softwareaudit-rechnen
    Derzeit ist das EuGH Urteil von 2012 Maß aller Dinge. Dort sind Sicherungmaßnahmen zum Schutz der Software grundsätzlich erlaubt. Dort wie hier ist sicher im Einzelfall zu klären, ob es der Sicherung dient oder ob andere Gründe vorliegen. Ein sofortiges Audit erscheint einigen Rechtsanwälten in einer solchen Situation plausibel.
  • Was ist ein Software Audit? was-ist-ein-software-audit
    Unter einem Software Audit versteht man die Überprüfung, ob ein Unternehmen für die verwendete Software eine ausreichende Anzahl an Lizenzen besitzt.

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  • Wer unterstützt mich beim Audit von Microsoft Lizenzen? wer-unterstuetzt-mich-beim-audit-von-microsoft-lizenzen
    Sie finden Unterstützung bei einem Audit durch Ihren internen Lizenzmanager und externen Beratern.

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Wir prüfen, ob bei Ihnen ein Softwareaudit zu stoppen ist. Dies ist nicht immer möglich. In Zweifsfällen ziehen wir einen Fachanwalt für IT-Recht hinzu. #AuditStopp

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  • evtl. reduzierter Auditumfang
  • Compliance Sicherheit 100%
  • evtl. reduzierte Auditkosten
  • Planungssicherheit
  • reduzierter Zeitaufwand
  • Audit-Stopp Prüfung

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