Hier befinden Sie sich Sie befinden sich hier: Lizenzmanagement http://www.software-audit-stopp.de/ > Lizenzmanagement
1 2 3 4 5

Lizenzmanagement

Inhaltsverzeichnis


Was hat Stille Software mit Lizenzmanagement zu tun?

Eine wachsende Wirtschaft, das Entstehen neuer Betriebe sowie die Weiterentwicklung und Spezialisierung vieler Unternehmen fördert die ständige Innovation im IT-Markt. Explosionsartige Evolution neuer Programme, Updates und Upgrades führen zur Unüberschaubarkeit der vorhandenen Software-Lizenzen. Der "Software-Dschungel" wächst überaus schnell; kaum ein Betrieb hat ein ausgeprägtes System, um Software-Lizenzen zu verwalten. Die Entwicklung der Software-Produkte erfordert ein besonderes Lizenzmanagement, welches dafür verantwortlich ist, eine ausreichende Transparenz im "Software-Dschungel" zu ermöglichen. Viele Betriebe werden vor allem durch die hohen Kosten überrascht, die durch ein schlechtes Management der Software-Lizenzen entstehen.
Die dominierende Frage ist, wie diese Kosten gesenkt werden können. Dadurch ergibt sich eine vielversprechende Marktlücke, die den Ursprung des Gebraucht-Software-Handels begründet Stille Software ist die Software, die nach einem Lizenzmanagement nachgekauft bzw. verkauft werden kann - auf diese Weise sind beide Elemente miteinander verknüpft.

Stille Software wird einerseits dort eingekauft, wo Softwarebedarf durch Unterlizenzierung kostengünstig aufgefüllt wird. Anderseits ist eine Überlizenzierung oft ein Vermögen wert, welches durch susensoftware aktiviert werden kann. Um diese Vorteile optimal nutzen zu können, setzt man ein sogenanntes Lizenzmanagement ein.


Was ist Lizenzmanagement?

Unter Lizenzmanagement im Softwarebereich ist die aktive, gezielte Verwaltung und Überwachung von Lizenzen zu verstehen. Der Erwerb von Software-Lizenzen macht einen erheblichen Teil der jährlichen Ausgaben eines Unternehmens aus. In den letzten Jahren haben viele Unternehmen realisiert, welches Einsparpotiential die Durchführung eines strukturierten Lizenzmanagements birgt.

Eigentum und Besitz sind in unserer Vorstellung noch immer durch materielle Güter geprägt: Das hat zu tun mit Anfassen, Sehen und Fühlen. Hieraus entwickeln sich unsere Wertvorstellungen von Dingen. Dies ist bei immateriellen Gütern grundlegend anders. Vielleicht ist das ein Grund, weshalb Software-Lizenzmanagement noch immer eine weitestgehend stiefmütterliche Behandlung erfährt, obwohl Unternehmen jedes Jahr erhebliche Summen i die Ausstattung ihrer Mitarbeiter mit der benötigten Software investieren.
Das Management von Software-Lizenzen ist die auf eine richtige Ermittlung des jeweiligen Bedarfs gerichtete Verwaltung der zugrunde liegenden Lizenzen. Dies beinhaltet, dass ein Unternehmen jederzeit auf aktuelle Zahlen zum Softwarebestand sowie zum Bestand an erworbenen Lizenznachweisen Zugriff hat.

Der Einsatz eines effektiven Lizenzmanagements ermöglicht nicht nur eine erhebliche Verringerung der Kosten, sondern auch die Vermeidung rechtlicher Probleme. Mit Hilfe eines Überblicks über den aktuellen Lizenzbestand kann neue Software bedarfsgerecht eingekauft und damit eine Über- bzw. Unterlizensierung vermieden werden. Überlizensierung verursacht unnötige Kosten, Unterlizensierung birgt für das Unternehmen die Gefahr wegen einer Verletzung von Urheberrechten belangt zu werden. Darüber hinaus kann zum Beispiel ein unkontrollierte Installation von Software durch Mitarbeiter schneller erkannt werden. So wird die Gefahr einer unnötigen Belastung des IT-Supports deutlich verringert.

Lizenzmanagement ist ein Vermögen wert, denn dadurch...
  • ...wird Überlizenzierung aufgedeckt. Die Lizenzanschaffungen beanspruchen einen großen Teil der IT-Kosten in Unternehmen. Der Verkauf überschüssiger Lizenzen setzt beachtliche Beträge frei, wodurch eine neue Liquidität geschaffen wird.
  • ...wird Unterlizensierung vermieden. Lizenzverstöße sind alles andere als harmlos. Rechtliche Konsequenzen von empfindlichen Geldstrafen bis zu Gefängnisstrafen drohen. Mit einem Lizenzmanagement sind Sie immer auf der sicheren Seite.
  • ...wird vorhandene Software effizient und optimiert eingesetzt, wo sie benötigt wird.
  • ...erhält ein Unternehmen die Möglichkeit strategisch sinnvoll einzukaufen. Es finden keine überflüssigen und kostenintensiven Neukäufe mehr statt. Der Kapitalstock wird geschont.
  • ...hat ein Unternehmen niedrigere Administrationskosten, weil gelebtes Lizenzmanagement die Kommnunikation zwischen den beteiligten Abteilungen vereinfacht.
Um diese Vorteile vorhandener Softwarelizenzen nutzen und gewinnbringend vermarkten zu können, müssen die Lizenzen als Werte erkannt, sortiert und optimiert werden.

Der erste Schritt zu einem Lizenzmanagements ist die Erfassung aller Lizenzen eines Unternehmens. Der so genannte "IST-Zustand" wird ermittelt. Eine komplette Bestandsaufnahme der Applikationen auf allen PCs wird mit Hilfe eines Inventarisierungstools erstellt. Parallel wird eine Datenbank mit allen Lizenznachweisen zusammengestellt. Anhand der Ergebnisse können Einsparpotentiale aufgedeckt werden. Auch dienen diese Unterlagen als Grundlage für Lizenzvertragsverhandlungen.

Die Ermittlung des IST-Zustands, auch Inventarisierung genannt, beruht auf folgenden Fragen:
  • Welche Software wird eingesetzt, welche Lizenz wurde gekauft?
  • Werden mehr Lizenzen eingesetzt als erlaubt?
  • Ist das Unternehmen überlizenziert?
  • Welche Software wird zusätzlich benötigt?
Durch den laufenden Geschäftsbetrieb wird in einem Unternehmen ständig Hard- und Software erneuert, erweitert und modifiziert.
Ebenso ändern sich die Mitarbeiterzahlen und die Einsatzgebiete. So ist auch der Bedarf an Lizenzen einem ständigen Wechsel unterlegen. Hier gilt es den Überblick zu bewahren. Ein Unternehmen braucht ein flexibles und wirkungsvolles Instrument, das ihm den Überblick über seinen vollständigen IST-Zustand (Bestand) aller verwendeten Lizenzen liefert. Im zweiten Schritt erfolgt die Analyse des IST-Zustands, die die Grundvorraussetzung für eine effektive Wertschöpfung aus vorhandenen Lizenzen darfstellt.

Die Schwierigkeiten:

Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens erfordert das Schritthalten mit einer schneller und schneller fortschreitenden technologischen Entwicklung. Unternehmen gehen vermehrt dazu über, Prozesse softwaregestützt umzusetzen. Dies bedeutet aber auch, dass eine zunehmende Anzahl verschiedener Softwareprogramme in Unternehmen eingesetzt wird. Da die Auswahl und die Beschaffung oft bedarfsorientiert und somit leider häufig unstrukuriert im Sinne einer Unternehmens-Gesamtstrategie für den IT-Einsatz erfolgt, ist es schwierig, kontinuierlich einen Überblick einerseits über die aktuell im eigenen Unternehmen eingesetzte Software und andererseits über die neu erworbenen Lizenzen zu behalten. Diese Problematik wird darurch verschärft, dass in den IT-Abteilungen hierfür häufig keine ausreichenden personellen Resourcen vorhanden sind. Lizenzmanagement hat zumeist keine hohe Priorität.
So erweist sich die Erschließung des IST- Zustandes im Bereich der Software-Lizenzen in der Praxis als schwierig. Praxistaugliche sind Lösungen sehr selten.
Die problematischen Schwellen, die es zu überwinden gilt, sind in zwei Bereiche aufgeteilt.

Technische Schwierigkeiten
  • Innerhalb der Firmenvernetzung müssen Einheiten berücksichtigt werden, die sich hinter technischen Sicherheitsbarrieren verstecken. Problematisch kann hier die Frage des Datenschutzes sein
  • Firmen und Konzerne verteilen sich oft auf verschiedene Standorte mit unterschiedlichen internen Firmenstrukturen.
  • Es gibt nicht nur aktive und inaktive Nutzungen, sondern auch temporäre Lizenznutzungen.
Organisatorische Schwierigkeiten
  • Die Verantwortung trägt die IT-Abteilung, jedoch sind auch zahlreiche andere Abteilungen betroffen ua. Einkauf, Rechnungskontrolle und Revision. Eine gemeinschaftliche Bestandsaufnahme erweist sich als kompliziert, zeit- und kostenaufwendig.
  • Einwände auf der Ebene des Betriebsrates, der den Eingriff in private Bereiche der Mitarbeiter durch Inventarisierung verhindern will.
  • Schwierigkeiten und Absprachen zwischen Abteilungen

Um diese Schwellen zu überwinden und einen Nachweis zu erhalten, welche Lizenz, wo und wie eingesetzt wird, ist nur mit einer guten Analyse-Software und einer Expertise möglich.
Nur mit einer entsprechenden Lösung wird sicher das gesamte Potential des Lizenzpools erschlossen.

Aufgabenstellung

Wir bieten Ihnen mit unseren Partnern Tools für ein optimales Lizenzmanagement für verschiedene Unternehmensformen und -strukturen an.

Da jedes Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse an ein effektives Lizenzmanagement hat, gibt es auch unterschiedliche Lizenzmanagement-Lösungen:
  • Tools für SAP-Systemoptimierung (Westtrax)
  • Inventarisierung in SAP-Systemen (Honico)
Für jede Anforderung unserer Kunden können wir eine Lösung unseres entsprechenden Partners anbieten:


West Trax
www.westtrax.dewww.westtrax.de

Unsere Empfehlung:
Unseren Partner Westtrax ltd. empfehlen wir nicht nur auf Grund seiner langjährigen Erfahrung im Bereich Systemoptimierung in SAP, sondern auch weil die Westtrax mehr als ein einwandfrei funktionierendes Tool für SAP vorweisen kann.

Mit der von West Trax entwickelten toolunterstützten Methodik KPI Scan können wir Ihnen konkret aufzeigen, welchen Nutzungsgrad Ihr System gegenwärtig hat und welches Einspar- und Optimierungspotenzial Sie tatsächlich aktivieren können.

Die Firma:
ProduktMitKPI Scan®werdenSAP Systeme hinsichtlich der KPI (Key Performance Indikator) Klassen Kosten, Produktivität, Performance und Qualität analysiert, ohne dass die Installation von Software oder ein Systemeingriff erfolgen muss.
Der Aufwand für Ihr Unternehmen liegt bei ca. 1 Stunde. Die Analyseergebnisse stehen nach ca. 10-14 Tagen zur Verfügung.

Produkte:


HONICO
www.honico.comwww.honico.com

Unsere Empfehlung:
Unseren Partner, die HONICO Group, empfehlen wir aufgrund des breit gefächerten Angebots an SAP integrierten Add-Ons. Im Bereich der SAP Lizenzoptimierung ist HONICO mit dem Produkt AccountMan DynamicLicenseControl Marktführer seit dem Jahr 2000. Die Zertifizierung durch SAP und Ernst & Young sowie Referenzen wie Metro, Linde Gas, Boehringer Ingelheim und die Schweizer MIGROS sprechen für die Qualität des Produkt.

Die Firma:
Die HONICO Group bündelt verschiedene Gesellschaften, die in den Bereichen SAP® - Software - Entwicklung und Beratung tätig sind. Die HONICO Unternehmensgruppe mit Sitz in Hamburg und Zürich unterhält weiterhin ein Entwicklungszentrum in Bautzen sowie Vertriebsbüros in Mailand / Italien und Österreich. Firmen wie Metro, Beiersdorf, Zeiss, Philips, Bosch, Procter & Gamble, Clariant, Migros, HP und viele andere gehören zum Kundenstamm von HONICO und sprechen für die Qualität der Produkte.

Produkte: 100% SAP® integrierte System Management Software Mit hunderten Installationen weltweit ist HONICO ein kompetenter Partner in den Bereichen IT-Controlling, JobScheduling und HelpDesk - 100% SAP®-integriert. Die Produkte AccountMan® DynamicLicenseControl®, BatchMan®, HelpMan® und lntegrationMan® sind schnell installiert, machen die Arbeit im SAP®-System effizienter und stellen umfangreiche Funktionalität bereit, ohne einen großen Kosten- oder Arbeitsaufwand für sich zu beanspruchen.

AcountMan IT Controlling | ChargeBack AcountMan IT Controlling
Die IT-Controlling-Software sammelt langfristig alle IT Verbrauchsdaten, verrechnet Kosten und Leistungen verursacherbezogen an die entsprechenden Kostenstellen, übergibt die Daten an das SAP® SD und CO und sorgt so für Kostentransparenz und Planungssicherheit.

AccountMan® DynamicLicenseControl® SAP® Lizenzoptimierung AccountMan® DynamicLicenseControl® SAP® Lizenzoptimierung
AccountMan® DLC® optimiert SAP® Lizenzen und entdeckt schon am ersten Tag Einsparpotential. Die Software ist zertifiziert von SAP® und Ernst & Young
  • Automatisierter Soll - Ist Vergleich
  • Optimierung des Lizenztyps auf Basis des Userverhaltens und der Berechtigungsrollen
  • Dauerhafte Vermeidung einer Unter- oder Überlizenzierung
  • Verrechnung der Lizenzkosten an die Verursacher und Bereitstellung von Daten für das interne Reporting
  • Erfolgreich im Einsatz bei Metro, CIBA, Linde Gas, Boehringer Ingelheim und vielen anderen.
  • PDF-DateiIT Controlling | Charge Back | DynamicLicenseOptimization (PDF)www.westtrax.de

BatchMan® JobScheduling | JobMonitoring BatchMan® JobScheduling | JobMonitoring
Der 100% SAP-integrierte JobScheduler BatchMan® ist seit 1995 weltweit etabliert und perfekt an die Bedürfnisse eines ausfallsicheren und effizienten Schedulings angepasst. BatchMan® 4 überzeugt durch komfortable Möglichkeiten des zentralen Schedulings und Monitorings und ein budgetschonendes Lizenzmodell.

HelpMan® HelpDesk | Incident-, Change- und ProblemManagement HelpMan® HelpDesk | Incident-, Change- und ProblemManagement
Mit HelpMan® bietet HONICO eine "Ready to Work" HelpDesk-Lösung für SAP und Solution Manager, die Ihren Support effizienter gestaltet, Fehlerquellen eliminiert und damit die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigert.

lntegrationMan lntegrationMan
Schafft die perfekte Verbindung zwischen nonSAP Welt und SAP-System Ihres Unternehmens.

Jede Software ist innerhalb von wenigen Stunden produktiv, d.h. keine langen und kostspieligen Projektphasen. Diese Philosophie spart Ressourcen bei den Anwendern und schont insbesondere das Budget. Der Kunde erhält so eine 100%ige Planungssicherheit und überschaut jederzeit seine gesamte Investition.


Haben Sie ihre Lizenzen im Griff?

Risiko Lizenzen

Transparenz einerseits und Kostensenkung andererseits sind immer wieder gerne verwendete Begriffe, wenn es um das Thema Lizenzmanagement geht. Statistische Erhebungen der BSA (Business Software Alliance) gehen davon aus, dass jede dritte Softwareinstallation illegal, d.h. nicht korrekt lizenziert im Einsatz ist. Die häufigste Ursache dafür ist der leichtfertige Umgang mit dem Wirtschaftsgut "Software" und mangelndes Softwaremanagement.

Wie reagieren Anwender

Risiken und...
In den meisten Unternehmen besteht kein Überblick, welche Software wo und wie oft eingesetzt und ausreichend durch Lizenzen gedeckt ist. Technisch gesehen reicht ein Installationsmedium (z.B. CD, DVD) aus, um beliebig viele Installationen durchzuführen. Geht man davon aus, dass für eine "bestimmungsgemäße Benutzung" der Software nur eine Installation pro Computerarbeitsplatz bzw. eine Nutzung pro Anwender erlaubt und notwendig ist, sind weitere Installationen oder die Nutzung durch weitere Anwender nach geltendem Urheberrecht in Deutschland nur mit der Einwilligung des Rechteinhabers gestattet. Beim Erwerb von Software wird die Einwilligung des Rechteinhabers zur "Nutzung seiner Software" gekauft und üblicherweise in der Form von Lizenzverträgen in Verbindung mit einem Lizenzschein oder Lizenzkey beschrieben. Keinen ausreichenden Überblick über die eigene Unternehmenssituation im Bereich der eingesetzten Software zu haben, entbindet die Geschäftsleitung nicht von der Verantwortung, lizenzrechtliche Bestimmungen einzuhalten. Bei Verstößen haften die Unternehmer sogar persönlich, und es drohen Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren.

...Chancen
Die handelsrechtliche Verantwortlichkeit verpflichtet die meisten Unternehmen zur Einführung und den Betrieb eines Risikomanagementsystems, zu dessen Aufgaben auch die Überwachung der Lizenzkonformität der im Unternehmen eingesetzten Software gehört. Ein zu bewertendes Risiko kann dabei sein, für Lizenznachkäufe durch eine festgestellte Unterlizenzierung, Rückstellungen zu bilden. Die Risiken, die sich dabei auch auf das gesamte Unternehmen auswirken können (Basel II, Kreditbonität), sind mit einem IT basierenden Software- und Lizenz Managementsystem minimierbar. Eine zentrale Verwaltung aller erworbenen Lizenzen und der dazugehörigen Verträge in Verbindung mit einer permanenten Analyse der installierten und aktiven Softwarebasis kann dabei helfen.

Aufgaben und ...
Durch den Preisverfall bei der Hardware und die im Gegenzug steigenden Betriebsaufwendungen für Software, hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, Kosteneinsparungen im Umfeld der eingesetzten Softwareanwendungen zu analysieren. Ein erster Schritt dazu ist, die eigenen Strukturen und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen.
Dabei sollten Sie sich einmal u.a. die folgenden Fragen stellen:

  • Existieren Richtlinien (z.B. zur erlaubten Softwarenutzung, Umgang mit Downloads, Private Software)?
  • Besitzen Sie Prozesse zur strategischen Definition und Zertifizierung von Software, die im Unternehmen eingesetzt werden soll?
  • Existiert eine einheitliche Klassifizierung ihrer SW-Produkte für den kaufmännischen und technischen Beschaffungsprozess?
  • Gibt es einen genehmigten SW-Warenkorb?
  • Wird Software zentral beschafft?
  • Werden alle SW- und Lizenzverträge sowie die dazugehörigen Lizenzinformationen (Lizenzscheine, Lizenzkey) verwaltet bzw. an einer Stelle zentral gepflegt?
  • Haben Sie einen Überblick über Ihre laufenden Wartungsverträge?
  • Gibt es einen durchgängigen und sauberen Prozess für die SW-Installation/Deinstallation
  • Haben Sie eine Lizenzmanager-Rolle im Unternehmen definiert?
  • Haben Sie...?


Diesen Fragekatalog könnte man um ein vielfaches erweitern, was den Rahmen dieses Beitrags sprengen würde. Setzen Sie sich einmal in einer ruhigen Minute an Ihren Schreibtisch und gehen einmal in Gedanken den Weg ihres Beschaffungsprozesses für eine Software entlang. Sie werden bald feststellen, dass es hier und da etwas zu optimieren gibt.

...Ergebnisse
Ein nächster Schritt wäre, sich der Frage anzunehmen, wie viele unterschiedliche Softwareprodukte in ihrem Unternehmen aktiv im Einsatz sind. Sie werden erstaunt sein. Je weniger unterschiedliche Software-Varianten mit gleichen oder ähnlichen Funktionen im Unternehmen eingesetzt werden, desto besser lässt sich der gesamte IT-Betrieb organisieren. Bereinigen Sie ihr Softwareportfolio, und legen sie bestimmte Softwareanwendungen für bestimmte Organisationseinheiten fest. Die Liste der Anwendungen können Sie damit i.d.R. um mindestens ein Drittel reduzieren und haben gleichzeitig einen kurzfristigen Einspareffekt erzielt, denn diese Anwendungen müssen z.B. nicht mehr "verteilt" werden und entlasten sofort ihren User Helpdesk. Langfristig sparen Sie an nicht mehr benötigten Updates und eventuell rasch kündbaren Wartungsverträgen. Wenn Sie jetzt noch an die Einrichtung eines Software-Pools denken, der nicht genutzte SW-Lizenzen verwaltet, sind Sie schon einen weiteren Schritt in Richtung Kostenoptimierung, Transparenz und Rechtssicherheit gegangen.

Maßnahmen und ...
Wir sind uns einig, das diese Fülle an Informationen nicht mehr in ein paar Excellisten zu verwalten sind. Dazu kommen die Anforderungen der Softwarehersteller, bei einem anstehenden Audit möglichst genaue und plausible Zahlen über die Anzahl der aktiven Installationen und der erworbenen SW-Lizenzen vorzulegen. Moderne Lizenzmanagement-Tools sammeln dabei vorhandene Daten aus ERP-Anwendungen, Anlagenbuchhaltung, Personalverwaltung, System-Management-Tools und verringern damit die manuelle Datenerfassung. Dabei bildet das Vertragsmanagement die kaufmännische Seite mit den unterschiedlichsten Verträgen (Erfassung der Lizenzverträge, Abbildung der Lizenzinformationen, Rahmenverträge, Wartungsverträge) ab.



Lizenzierungsstatus
Sind die kaufmännischen Informationen erfasst, kann ein Compliance-Check durchgeführt werden. Dabei werden die ermittelten Summen aus der "kaufmännischen Welt" mit den Summen aus der "technischen Welt" pro Softwareprodukt verglichen. Aus dem Abgleich resultiert das Audit- Ergebnis, sprich das Delta zwischen der installierten Basis und den erworbenen Lizenzen. Mittels frei konfigurierbarer Abfragen und Reports können Aussagen zum aktuellen Lizenzierungsstatus gemacht und im Bedarfsfall notwendige Maßnahmen abgeleitet werden.

...Qualitätsverbesserung
Softwarenutzung messen?
Um ihr Lizenzmanagement auf eine weitere Qualitätsstufe zu heben, können Sie sich überlegen, die tägliche Nutzung ihrer Software zu messen um somit einen Überblick zu erhalten, welche Softwarelizenzen nie, oder schon lange nicht mehr benutzt wurden. Allerdings sind vor solchen Aktivitäten in Deutschland die Betriebs- und Personalräte mit einzubinden, damit nicht der falsche Eindruck entsteht, dass die Arbeitsleistung von Mitarbeitern unzulässigerweise gemessen wird. Das Unternehmensziel ist, unnötige Ausgaben zu vermeiden bzw. zu verringern. Die Daten im Rahmen der Softwaremessung können anonymisiert werden.

Tools...
Aus der Fülle der angebotenen Werkzeuge, ist exemplarisch das Produkt Valuemation des Herstellers USU AG zu nennen. Valuemation ist sehr flexibel einsetzbar und kann Out-of-the-Box eingesetzt werden. Das modulare Konzept ermöglicht dabei, erst einmal nur bestimmte Module wie z.B. den Asset-Manager, Contract-Manager und License-Manager einzusetzen. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Webseite des Herstellers.

Fazit...
Mit der Einführung eines Lizenzmanagement-Tools, verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über ihre IT-Infrastruktur, alle IT- Investitions- und Anlagegüter und vermeiden so unnötige Kosten, erhalten Transparenz, Rechtssicherheit und erhöhen damit deutlich die Qualität in ihrem Unternehmen. (Torsten Groll, CTC)

CTC ComputerTraining&Consulting
E-Mail: Torsten.Groll@ctc-consulting.de
www.ctc-consulting.dewww.ctc-consulting.de


Projekt: Lizenzmanagement

Das intelligente Management von Software ist zum Schlüsselfaktor der Gewinnmaximierung geworden. Es gilt, die Software für das eigene Unternehmen optimal zu bewirtschaften.

Was wird vom Lizenzmanagement erwartet?
  • Transparenz der Lizenzbestände
  • Möglichkeit zur Schaffung einer Standard-Software-Umgebung
  • Grundlage für Lizenzvertragsverhandlungen
  • Lizenzverwaltung von Standardsoftware
  • Ist - Soll Vergleich, Inventarisierung -> Asset-Management
  • Umverteilung ungenutzter Softwarelizenzen
  • Interne Kostenverteilung auf die Fachabteilungen
  • Detaillierte Übersichten als Grundlage zur Migrationsplanung
  • Change Management / Applikation
  • Change Management / Vertrag
  • Vertragsmanagement
  • Bedarfsplanung für Software Lizenzen
  • Interner Lizenzpool für stille Software
  • Dauerhafte rechtliche Sicherheit
= Ziel: Kostenreduktion

Lizenzmanagement geht über den reinen IT-Bereich hinaus und hat somit starke Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Deshalb sind sowohl die Unternehmensführung, der Einkauf als auch die Finanzabteilung beteiligt.

Erste Überlegungen

Mit der Einführung neuer Software ergeben sich arbeitsintensive Verwaltungsaufgaben. Da ein mangelndes Lizenzmanagement und fehlende Kontrollen einen wesentlichen Einfluss auf den Unternehmensgewinn haben, sind folgende Überlegungen hierzu zwingend notwendig:

  • Ist die Software in Unternehmen richtig lizenziert, oder muss diese Aufgabe noch gelöst werden?
  • Ist das Erfassen detaillierter Daten für Lizenzvertragsverhandlungen eine lösbare Aufgabe für Sie?
  • Haben Sie eventuell zu viel Software gekauft?
  • Kennen Sie die genauen Softwareanforderungen der Fachabteilung?
  • Sind Sie verpflichtet, Ihren Softwarebestand in der Bilanz auszuweisen?
  • Wissen Sie genau, welche Softwarelizenzen Sie besitzen?
  • Wissen Sie genau, welche Software installiert ist?
  • Wissen Sie welche Software tatsächlich genutzt wird?


Projektstart
Die Einführung eines Lizenzmanagements gliedert sich in zwei Teilprojekte:
  • Zum Start ist es notwendig, zunächst eine Stichtagsbetrachtung durchzuführen, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen richtig lizenziert ist. Es wird in einem Abgleich zwischen den tatsächlich installierten Softwareprodukten auf den einzelnen PCs und den tatsächlich eingekauften Softwareprodukten sichergestellt, dass ein Unternehmen zu einem Stichtag hin richtig lizenziert ist.
  • In einem darauf aufbauenden Teilprojekt wird dieser Compliance Status in einen (ideal: permanenten) Lizenzmanagement-Prozess überführt, so dass sichergestellt wird, dass das Unternehmen mit einem Minimum an Aufwand ständig richtig lizenziert ist.


Projektverlauf

Inventarisierung der tatsächlich installierten Software: um die installierten Produkte zu identifizieren, wird ein entsprechendes Inventarisierungstool eingesetzt.

Inventarisierung der tatsächlich vorhandenen Lizenzen: Als Nachweis für das Recht eine Software nutzen zu dürfen, kann ausschließlich das Lizenzzertifikat (z.B. EULA oder Lizenzvertrag) herangezogen werden. Die Zusammenstellung dieser Lizenzzertifikate aus dem Unternehmen obliegt dem Lizenzmanager. Dabei sind die Nachweise zumindest der letzten drei Jahre relevant. Nach Absprache mit Herstellern und als Basis für ein Lizenzmanagement können eventuell andere Nachweise (z.B. Rechnungsdaten) herangezogen werden.

Erster Abgleich: Dabei wird berücksichtigt, dass bei der Softwarelizenzierung oftmals komplizierte Upgradepfade und andere Lizenzierungsregeln zu beachten sind. Ziel dieses Abgleiches ist es, Installationen und Lizenzen optimal zusammenzuführen.

Konsolidierung: Anschließend wird der Lizenzmanager den festgestellten Zustand konsolidieren und gegebenenfalls über eine Veränderung im Einsatz der Softwareprodukte entscheiden. Ein negatives Delta kann zum Beispiel durch Nachkauf von Lizenzen ausgeglichen werden; andere Lösungen, die auf das Unternehmen zugeschnitten sind, sind denkbar.

Report: Der abschließende Report gibt das reale negative und positive Delta bezüglich einer Software-Lizenzierung wieder. Ein positives Delta geht in einen Lizenzpool ein. Der abschließende Report weist auch Lösungsansätze aus, wie mit der vorgefunden Situation in Zukunft optimiert umgegangen werden kann.

Einführung eines permanenten Lizenzmanagementprozesses

Lizenzmanagement ist im besten Falle ein integraler Bestandteil eines Asset Managements; sollte aber auch alleine in einem Unternehmen realisierbar sein. Dahinter steht das Verständnis, Software auch als "Asset" zu definieren und zu behandeln. In einem Lizenzmanagement müssen die im Compliance Check gewonnenen Erkenntnisse und durchgeführten Maßnahmen kontinuierlich weitergeführt werden. In der Regel gliedert sich die Umsetzung eines Lizenzmanagement in zwei Hauptbereiche, die direkt in einander greifen.
  • Erarbeitung und Durchsetzung von organisatorischen und ablauftechnischen Prozessen im Unternehmen.
  • Umsetzung dieser Maßnahmen in einem automatisierten Prozess innerhalb eines "Lizenzmanagement-Tools"

Zusammenfassung

Transparenz in der Nutzung von Software ist erfahrungsgemäß in vielen Unternehmen nicht gegeben. Durch die Einführung einer Software Inventarisierung kann diese Transparenz ohne großen Aufwand geschaffen werden.
Transparenz in den im Unternehmen vorhandenen und zur Verfügung stehenden Software Lizenzen ist ebenfalls erfahrungsgemäß nicht immer gegeben.

Benefits sind hier:
  • Kostenreduktion (ca. 100 € pro PC/Jahr)
  • Kontinuierliche Transparenz
  • Prozessoptimierte Beschaffung
  • Rechtliche Sicherheit.

SAP-Sparmodell für SAP-Anwender

Das SAP-Sparmodell umfasst die folgenden Komponenten
  • User Optimierung durch Potentialanalyse
  • Drittwartung für ERP
  • Lizenzoptimierung
  • Software-Miete
  • Stille Software kaufen
  • Stille Software verkaufen
  • Prüfung der SAP-Vermessung
  • SAP-Experten Beistellung
  • Software Konsolidierung
  • Audit Stopp
  • Vertragsoptimierung
Lesen Sie auch Module des Sparmodells für SAP AnwenderModule des Sparmodells für SAP Anwender

Unsere Leistungen

Wir prüfen, ob bei Ihnen ein Softwareaudit zu stoppen ist. Dies ist nicht immer möglich. In Zweifsfällen ziehen wir einen Fachanwalt für IT-Recht hinzu. #AuditStopp

Ihre Vorteile

  • evtl. reduzierter Auditumfang
  • Compliance Sicherheit 100%
  • evtl. reduzierte Auditkosten
  • Planungssicherheit
  • reduzierter Zeitaufwand
  • Audit-Stopp Prüfung

Haben Sie Fragen?


Aktuelle Umfrage

Umfrage zum Thema Audit

Software Audit stoppen

Diese Seite enthält Informationen zu folgenden Themen:

Software-Verwaltung, Auditierungsverfahren, unterlizensiert,